Tapahtumien parissa Messukeskuksessa

Tapahtumien parissa Messukeskuksessa

Tapahtumien parissa Messukeskuksessa

Aloitettuani opiskeluni odotin innolla konkretiaa opintojen tarjoaman teorian oheen, mutta en pitänyt harjoittelun suorittamista kandivaiheessa ajankohtaisena. Joskus kolmannen opiskeluvuoteni aikana totesin, että on korkea aika saada käytännön työkokemusta viestinnän alalta, ja päätin, että haluan suorittaa opintoihin kuuluvan työharjoittelun heti maisterivaiheen alussa. Aloin silmäilemään hakuilmoituksia. Koska en tiennyt, mitä haluaisin lopulta tehdä työkseni viestinnän alalla, en asettanut suuria kriteereitä harjoittelupaikan suhteen. Halusin olla avoin kaikenlaisille tehtäville, mutta päätin kuitenkin, että harjoittelupaikan toimialan täytyy olla minua kiinnostava.

Huomasin alun perin ilmoituksen Messukeskuksen viestintäharjoittelijan paikasta Median Facebook-ryhmässä. Tapahtuma-alan monipuolisuus ja muuttuvat tilanteet houkuttelivat, joten päätin hakea paikkaa – ja sain sen. Pääsin kolmeksi kuukaudeksi osaksi Messukeskuksen viestintätiimiä, joka koostuu viestintäpäälliköstä ja viidestä tiedottajasta. Tiimissä on useampi entinen medialainen!

Aloitettuani harjoitteluni tiesin heti, että tulen viihtymään Messukeskuksen viestintäosastolla. Koko talon ilmapiiri oli hyvä, mutta viestintäosaston huumorintajuinen ja lämmin tunnelma takasivat sen, että jo ensimmäisten päivien jälkeen tuntui kuin olisin tuntenut kaikki jo pidempään. Harjoitteluni aikana sain sopivasti vastuuta ja tuntui, että tekemiseeni luotettiin. Välittömän tunnelman vuoksi oli myös helppo kysyä apua, jos sitä tarvitsi.

Harjoitteluni kesti kolme kuukautta, ja se alkoi elokuun alkupuolella – eli juuri silloin, kun syksyn tapahtumien valmistelu oli viestintäosastolla jo kovassa vauhdissa. Pääsinkin saman tien hommiin, ensimmäiseksi tiedotteiden julkaisemisen ja somepäivitysten parissa. Harjoitteluni kolmantena päivänäni sain todistaa tapahtumatiedottajien työnkuvan monipuolisuutta, kun osallistuin kuunteluoppilaana aamiaispalaveriin, jossa suunniteltiin Suomen Messusäätiön rahoittaman Vuoden nuori suunnittelija -kilpailun voittajan julkistustilaisuutta ja myöhemmin syksyllä järjestettävillä I love me -messuilla olevaa vuoden nuoren suunnittelijan Emma Saarnion osastoa. Myöhemmin harjoittelujaksoni aikana pääsin myös auttamaan Kämp Gardenissa järjestetyn julkistustilaisuuden järjestelyissä ja osallistumaan tilaisuuteen.

Messukeskuksen viestintäharjoittelijan työnimike on oikeastaan viestintäassistentti, ja tehtävänä on avustaa tiedottajia, joista jokaisella on vastuullaan kourallinen tapahtumia. Koska vuoden mittaan järjestettävät tapahtumat ovat hyvin erilaisia keskenään, voi yhdessä hetkessä kirjoittaa esittelyjä Helsingin Kirjamessujen kansainvälisistä vieraista ja toisessa taas löytää itsensä uppoutumasta hammaslääketieteen uusimpiin innovaatioihin tai vuoden kauneimpiin sormuksiin. Pääsin tutustumaan laajasti eri aloihin – ja se sopi kaltaiselleni kaikesta kiinnostuvalle ja uteliaalle tyypille.

Kun aloin purkamaan paperille, mitä kaikkea harjoitteluuni kuului, huomasin listan kasvavan älyttömän pitkäksi. Työpäivät olivat usein keskenään erilaisia. Toisinaan työnkuvaani kuului paljon muutakin kuin viestinnän tehtäviä – pääsin muun muassa kokoamaan näytteilleasettajien tuotteista lahjakasseja vaikuttajille ja hostaamaan bloggaajien aamiaistilaisuutta. Tapahtumien aikana olin myös töissä Lehdistökeskuksessa, jossa otetaan tapahtumiin akkreditoituneita toimittajia vastaan ja avustetaan heitä muutenkin.

Keskeinen osa tiedottajan työtä Messukeskuksessa onkin mediasuhteiden ylläpitäminen: tarkoitus on tietenkin, että toimittajat kiinnostuvat tapahtumien sisällöstä. Suurimpien tapahtumien kohdalla järjestetään erikseen lehdistötilaisuuksia, joiden järjestelyyn pääsin myös osallistumaan. Tapahtumiin liittyen kirjoitetaan paljon tiedotteita, koska erityisesti suurten tapahtumien kohdalla ohjelmaa ja sisältöä on paljon. Kerrottavaa siis riittää. Toisinaan tiedotteet laaditaan nopealla aikataululla – esimerkiksi silloin, kun tiedote kertoo jonkun kilpailun tapahtumassa julkistettavasta voittajasta. Erityisesti mieleeni on jäänyt se, kun Habitare-messujen Kansainvälinen ystävä Alberto Alessi valitsi suosikkinsa messujen tarjonnasta ja sain tehtäväkseni kirjoittaa ylös hänen perustelunsa valinnoilleen. Istuin lavan edessä ja yritin parhaani mukaan saada selvää Alessin vahvasta italialaisesta aksentista. Sain kirjoitettua perustelut ja suomennettua ne tiedotteeseen. Kun Markkinointi & Mainonta -lehden Alessia käsittelevään juttuun oli liitetty Alessin kommentit suoraan tiedotteesta, tunsin outoa ylpeyttä.

Harjoitteluni aikana opin paljon uutta esimerkiksi tiedotteiden kirjoittamisesta ja niiden julkaisemisesta. Tein paljon somepäivityksiä Messukeskuksen omiin somekanaviin. Sen lisäksi sain vastuulleni muutamien pienempien tapahtumien Facebook-sivujen ja eventien sisällöntuotannon. Harjoitteluuni kuului myös mediarekisterin ylläpitoa ja tapahtumiin bloggaajana akkreditoitavien sosiaalisen median sisällöntuottajien valitsemista ja heille viestimistä. Messujen aikana oli mukavaa vaihtelua päästä pyörimään ihmisiä ja näytteilleasettajia kuhisevalla tapahtuma-alueella ja tekemään somepäivityksiä sieltä.

Kuten lähes kaikissa muissakin viestinnän alan tehtävissä, myös Messukeskuksen viestintäharjoittelijana kirjoitustaito on tarpeellinen. Koska tapahtuma-alalla eteen tulee usein yllättäviä tilanteita ja tapahtumien järjestämiseen liittyy monia liikkuvia osia, tarvitaan myös joustavuutta, avoimuutta ja kykyä reagoida uusiin tilanteisiin. Koen näiden ominaisuuksien kehittyneen harjoittelun aikana.

Harjoittelu Messukeskuksessa antoi minulle paitsi varmuutta omaan tekemiseeni ja itseeni, myös viestinnän alaan. Nyt harjoittelun jälkeen en vieläkään ole varma, mihin tehtäviin tulen viestinnän alalla päätymään, mutta sain varmuuden siitä, että olen oikealla ja mielekkäältä tuntuvalla alalla. Työharjoittelujakso on loistava mahdollisuus päästä tutustumaan erilaisiin organisaatioihin ja niiden viestintään läheltä. Kannustan myös pitämään vaihtoehdot harjoittelupaikan suhteen avoinna, sillä harjoittelu paikassa, jota ei välttämättä ole ensimmäisenä ajatellut, voi laajentaa ymmärrystä sekä tuoda odottamatonta oppia ja hienoja kokemuksia.

Teksti ja kuva: Marissa Rämänen

By |2019-12-20T13:53:19+00:00December 20th, 2019|Harkkablogi|Comments Off on Tapahtumien parissa Messukeskuksessa